Droomlocatie gevonden? Of meer informatie nodig? Contacteer ons!
De boeking verloopt volgens onderstaand stappenplan.

Stap 1. De offerte
Om een passende offerte te kunnen opstellen, ontvangen wij graag het volgende.

  • Vertel ons voor welke gelegenheid je de locatie(s) nodig hebt. Dan maken wij een selectie die daarop aansluit. Indien je al een voorkeur hebt, horen wij die graag.
  • Informeer ons over de randvoorwaarden. Oftewel: hoelang maken jullie gebruik van de ruimte, hoeveel personen zijn er aanwezig, en welke opstelling en faciliteiten zijn wenselijk? Licht ons ook in over de cateringwensen. Een indicatief budget helpt ook, want de locaties hebben uiteenlopende prijzen.
  • Offertes zijn 5 dagen geldig (muv SPOT locaties; 24 uur). In deze periode onderhouden wij nauw contact, en maken wij – indien nodig – aanpassingen.
  • Bij meerdaagse of grotere aanvragen, is het mogelijk een bezichtiging van de ruimte in te plannen.

Stap 2. De boeking

Tevreden met de offerte? Dan reserveren we de locatie. En bespreken we de laatste zaken voor de definitieve offerte.

  • Catering: waar bestaat deze uit, en met welke diëten en allergieën moeten wij rekening houden?
  • Set up: klopt de aangevraagde opstelling nog, is er behoefte aan nog meer faciliteiten, en wat zijn de definitieve aanvangs- en vertrektijden?
  • We versturen de aangepaste offerte. Hierop ontvangen wij graag een bevestiging en de facturatiegegevens.
  • De factuur volgt nadat de boeking is bevestigd. In het geval van nacalculatie factureren wij pas na de boeking.


Stap 3. Eén week voor de boeking

In de week voorafgaand aan de boeking nemen wij contact op om de dag perfect te laten verlopen.

  • Wij ontvangen graag de agenda van die dag, zodat de locatiehost op de hoogte is van alle pauze-, lunch- en koffiemomenten.
  • Ook hebben wij de naam en het telefoonnummer nodig van het aanspreekpunt tijdens de bijeenkomst. Hij/zij fungeert als contactpersoon voor de host. Uiteraard ontvang jij ook de gegevens van onze host.
  • Bijzonderheden die nog niet ter sprake zijn gekomen? Dit is het laatste moment die door te geven. Dit geldt ook voor het definitieve aantal aanwezigen.
  • Indien nodig lichten wij de parkeeropties toe.


Stap 4. Tijdens de boeking

Onze locatiehost ontvangt de groep op het afgesproken tijdstip, en maakt deze wegwijs.

  • De host helpt met het opstarten van de beamer, het koffiezetapparaat, en deelt de wifi-code.
  • Op de meeste locaties is de host de hele dag aanwezig. Die helpt bij alle randzaken, zodat de aanwezigen zich op de inhoud van de bijeenkomst kunnen richten.
  • In geval van (locatie-gerelateerde) nood, bel naar het algemene telefoonnummer van OUT AND ABOUT: 06-81913737.


Stap 5. Na de boeking

  • Alle meegebrachte materialen neemt de groep zelf weer mee. De host assisteert.
  • De host sluit de locatie netjes af (licht uit, verwarming laag, deur op slot).

Natuurlijk horen wij graag wat jullie ervan vonden. Feedback – van welke aard dan ook – is altijd welkom via: booking@outandabout.nl.